Koniec roku to dla wielu przedsiębiorstw gorący okres podsumowań, dopinania projektów oraz tworzenia planów i umów na kolejne miesiące. Jak powinno wyglądać księgowe zamknięcie roku i o czym należy pamiętać?
Księgowe zamknięcie roku jest niezwykle istotne dla przedsiębiorstw i wiąże się z koniecznością wykonania szeregu czynności pozwalających na zakończenie roku finansowego. Sprawdzamy, o czym należy pamiętać, aby dokonać prawidłowego zamknięcia roku obrotowego w przedsiębiorstwie.
Czym jest księgowe zamknięcie roku?
Na początek wyjaśnijmy, co kryje się pod tą potoczną nazwą. Mowa oczywiście o operacji zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania rachunkowego. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe za rok obrotowy zobowiązane są sporządzić na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych wszystkie jednostki, które prowadzą i zamierzają kontynuować prowadzenie działalności gospodarczej.
Sprawozdanie finansowe – najważniejsze informacje
Sprawozdanie finansowe jest dokumentem zawierającym podstawowe informacje o rocznej działalności firmy pod kątem finansowym. Dzień sporządzenia sprawozdania finansowego nazywany jest dniem bilansowym. W przypadku, gdy dla firmy rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, dzień bilansowy wypada na 31 grudnia.
Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych obejmuje firmy, które prowadzą księgi rachunkowe – przy czym obowiązek ten dotyczy zarówno firm, które zobowiązane są do prowadzenia ksiąg zgodnie z ustawą o rachunkowości, jak i podmiotów, które wybrały dobrowolnie ten rodzaj ewidencji księgowej. Więcej o księgach rachunkowych i podmiotach zobowiązanych do ich prowadzenia pisaliśmy w innym artykule na naszym blogu.
Z obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego zwolnione są spółki jawne lub spółki partnerskie pod warunkiem, że ich przychody są mniejsze niż równowartość 2 mln euro. W takiej sytuacji zobowiązane są one do złożenia we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego, na co mają 6 miesięcy od dnia, który kończy rok obrotowy.
Co składa się na sprawozdanie finansowe?
Roczne sprawozdanie finansowe składa się z bilansu (stan aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy), rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej (zawierającej m.in. opis wybranej polityki rachunkowości), a także niniejsze dokumenty:
- uchwałę, która zatwierdza dokumentację,
- sprawozdanie z działalności (w sytuacji, gdy jest ono wymagane, jak np. w przypadku spółki kapitałowej lub spółki komandytowo-akcyjnej),
- uchwałę na temat podziału zysku lub pokrycia straty,
- sprawozdania biegłego rewidenta (w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).
Kiedy należy zamknąć rok obrotowy?
Jak mówi ustawa o rachunkowości, zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. W przypadku podmiotów, dla których rok obrotowy jest równy z rokiem kalendarzowym, zamknięcie roku i sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić najpóźniej 31 marca 2022 r. Na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego organy mają 6 miesięcy – liczone od dnia bilansowego.
Cel księgowego zamknięcia roku
Księgowe zamknięcia roku jasno odzwierciedla sytuację finansową Twojego przedsiębiorstwa. Ta wiedza umożliwia sporządzenie analizy finansowej (w oparciu o uzyskane dane), a następnie podjęcie optymalnych decyzji zarządczych w związku z planami na przyszły rok finansowy.
Sporządzenie sprawozdania finansowego i zamknięcie ksiąg rachunkowych to niezwykle istotny element prowadzenia przedsiębiorstwa, dlatego należy się do niego odpowiednio przygotować. Choć proces ten powtarza się co dwanaście miesięcy, natłok obowiązków i stres związany z końcówką roku może być przyczyną roztargnienia i popełnienia błędów. Proces wymaga od księgowego doskonałej wiedzy z zakresu rachunkowości i obowiązujących terminów.
Co grozi za brak lub nierzetelne niezamknięcie roku?
Niezamknięcie lub nierzetelne zamknięcie ksiąg rachunkowych – podobnie jak ich nieprowadzenie, przechowywanie w niewłaściwym miejscu lub niepowiadomienie w odpowiednim terminie organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego lub inny podmiot – jest usankcjonowane odpowiednio przez przepisy kodeksu karnego skarbowego.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 77), osoba, która dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Kto ma zamknąć rok obrotowy?
Takie pytanie zapewne zadają sobie przedsiębiorcy, którzy stają pierwszy raz przed wyzwaniem związanym z księgowym zamknięciem roku lub mierzą się ze zmianą podmiotu świadczącego usługi księgowe. Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisuje m.in. osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Jedną z najpewniejszych decyzji jest zawierzenie zamknięcia roku obrotowego profesjonalnemu biuru księgowemu. Oczywiście wiąże się to z przejęciem odpowiedzialności za prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych i z koniecznością poświęcenia czasu przez biuro na weryfikację danych, na podstawie których sprawozdanie będzie sporządzone.
Zawierzenie profesjonalistom ściąga z Twoich barków konieczność zatrudnienia kompetentnego i doświadczonego księgowego, jako że to eksperci księgowi przejmują pełną odpowiedzialność za poprawność sprawozdania finansowego i zamknięcia ksiąg rachunkowych.