Współcześni przedsiębiorcy na co dzień mierzą się z wieloma wyzwaniami. Jednym z nich jest rzetelnie i systematycznie prowadzona księgowość oraz kadry i płace. Czym jest lista płac i kto zobowiązany jest do jej prowadzenia? Eksperci Arii tłumaczą i radzą!
Sukces i rozwój firmy to wypadkowa wielu działań – w tym sprawnie prowadzonych kadr i płac, a także księgowości. Jednym z dokumentów księgowych wykorzystywanych w rachunkowości jest lista płac, która pozwala na uporządkowanie wypłat pracowników w przedsiębiorstwie.
Dokument potwierdza naliczanie wynagrodzeń dla osób, które zatrudnione są w firmie na podstawie umowy o pracę. Lista płac zawiera zestawienie pracowników oraz należnego im wynagrodzenia. Dokument nie uwzględnia natomiast informacji o zleceniobiorcach przedsiębiorstwa, którzy rozliczani są na podstawie rachunków.
Lista płac – czy trzeba ją prowadzić?
Każdy pracodawca, który zdecyduje się na zatrudnienie pracownika, zobowiązuje się do zapewnienia mu odpowiednich warunków pracy i wypłacania comiesięcznego wynagrodzenia. Pracodawcy zobowiązani są także do prowadzenia określonych rodzajów dokumentacji, które związane są ze stosunkiem pracy, oraz akt pracowników.
Choć lista płac jest bardzo powszechnym dokumentem księgowym, nie istnieje obowiązek jej prowadzenia, gdyż nie regulują go żadne przepisy. Kodeks pracy daje pod tym względem przedsiębiorcom pełną dowolność. Wielu z nich decyduje się jednak na prowadzenie tego rodzaju dokumentacji ze względu na idące za tym korzyści.
Co powinien zawierać dokument?
Podobnie jak w przypadku braku istnienia przepisów regulujących konieczność prowadzenia listy płac, nie istnieje również uniwersalny, standardowy schemat tego dokumentu. Mimo to najczęściej jego układ wynika z konieczności realizacji obowiązków rozliczeniowych wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędów skarbowych.
Pracodawcy najczęściej wybierają elektroniczną formę prowadzenia listy płac, korzystając z dedykowanych programów płacowych. Niezależnie od wybranej formy (elektronicznej lub ręcznej), do podstawowych elementów listy płac można zaliczyć:
- numer/nazwę listy płac,
- numerację stron,
- nazwę firmy (pracodawcy),
- imię i nazwisko pracownika,
- okres, którego dotyczy,
- datę wypłaty pensji, zgodnie z którą rozliczany jest podatek oraz składki ZUS,
- składniki wynagrodzenia*,
- podpis osoby sporządzającej listę,
- podpis osoby akceptującej listę,
- podpisy pracowników (w sytuacji, gdy pensja wypłacana jest w formie gotówki).
*Do składników wynagrodzenia zaliczamy: wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju dodatki do wynagrodzenia (prowizje, premie itp.), podstawę wymiaru składek ubezpieczenia społecznego, koszty uzyskania przychodu, składki na ubezpieczenie społeczne, podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, podstawę naliczania podatku dochodowego, kwotę wolną od podatku, zaliczkę na podatek – naliczoną i należną, wszelkiego rodzaju potrącenia (np. alimentacyjne, komornicze itp.), wynagrodzenie netto do wypłaty.
Lista płac sporządzana jest na podstawie informacji warunkowanych przez umowę o pracę danego pracownika, ewidencji czasu pracy, list obecności, a także informacji o dodatkowych składnikach przyznanych do wynagrodzenia. Z uwagi na brak ustandaryzowanego schematu prowadzenia listy płac, możliwe jest przekształcanie listy pod indywidualne potrzeby danego przedsiębiorstwa – np. dodając składniki uwzględniane przy wyliczeniu wynagrodzenia.
Choć nie trzeba, to warto!
Jak wspomnieliśmy, nie istnieje obowiązek prowadzenia listy płac. Warto jednak zastanowić się nad prowadzeniem tego rodzaju dokumentacji ze względu na idące za tym korzyści.
Systematyczne prowadzenie listy płac nie tylko ułatwia dopełnienie wszelkich formalności związanych z odprowadzaniem podatków i opłacaniem składek, ale przede wszystkim minimalizuje ryzyko wystąpienia związanych z nim błędów.
Proces naliczania płac można zautomatyzować, wykorzystując przeznaczone temu programy płacowe, lub powierzyć ekspertom. W Aria Consulting oferujemy kompleksowe usługi kadrowo-płacowe. Powierzając Arii prowadzenie Twojej księgowości lub rozliczeń kadrowo-płacowych, zyskujesz wsparcie doświadczonych ekspertów!