Księga przychodów i rozchodów to jedna z kilku form ewidencji księgowej. Czym dokładnie jest i jak ją rzetelnie prowadzić? Eksperci Arii radzą!
Podatkowa księga przychodów i rozchodów – potocznie nazywana także PKPiR lub KPiR – to uproszczona forma ewidencji księgowej, w której notowane są zdarzenia gospodarcze danej firmy. PKPiR jest jedną z kilku form ewidencji podatkowo-księgowej, zaraz obok ksiąg rachunkowych czy zryczałtowanych form ewidencji. Dziś odpowiemy sobie na pytania: z czego dokładnie składa się księga przychodów i rozchodów, kto może ewidencjować w ten sposób księgowość oraz jak powinniśmy ją prowadzić.
Księga przychodów i rozchodów – dla kogo?
O obowiązku prowadzenia tego rodzaju ewidencji informuje Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Uproszczoną księgowość mogą prowadzić podmioty:
- rozliczające podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 12% i 32%) lub liniowo (stawka 19%),
- prowadzące działalność gospodarczą indywidualnie lub w formie spółki jawnej osób fizycznych, spółki cywilnej osób fizycznych, spółki partnerskiej lub przedsiębiorstwa w spadku,
- których przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej lub przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro (w przypadku 2022 r. limit w złotówkach wynosi 9 188 200 zł).
Co istotne, podmioty, których przychody w 2021 r. przekroczyły lub osiągnęły powyższy limit, zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości.
Zwolniony z obowiązku prowadzenia KPiR może zostać podatnik w sytuacji, gdy wystąpią szczególne okoliczności związane z jego stanem zdrowia lub wiekiem, a także rozmiarem i rodzajem prowadzonej działalności. Podatnik, które zechce skorzystać ze zwolnienia, zobowiązany jest złożyć pisemny wniosek we właściwym dla swojego miejsca zamieszkania urzędzie skarbowym. Wniosek należy złożyć na minimum 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, w którym zwolnienie miałoby zacząć obowiązywać.
Z czego składa się KPiR?
W księdze przychodów i rozchodów notuje się następujące operacje gospodarcze w uproszczonej formie:
- przychody ze sprzedaży i innych źródeł,
- zakup podstawowych materiałów i handlowych towarów,
- koszty związane z zakupem podstawowych materiałów i handlowych towarów oraz koszty związane z pracami badawczo-rozwojowymi,
- wydatki wszelkiego rodzaju (wynagrodzenia i pozostałe wydatki związane z prowadzeniem działalności).
Podstawą do zapisów w księdze przychodów i rozchodów są tzw. dowody księgowe, którymi mogą być między innymi:
- faktury VAT (w tym faktury VAT RR), rachunki wystawione w zgodzie z obowiązującymi przepisami (m.in. ustawą o VAT), a także dokumenty celne,
- pozostałe dokumenty, które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem (m.in. dzienne zestawienia dowodów, noty księgowe, dowody przesunięć, opłat pocztowych i bankowych, raport fiskalne czy dowody wewnętrzne).
Powyższe dokumenty muszą zawierać: wiarygodne określenie wystawcy i wskazanie stron, które uczestniczyły w danej operacji gospodarczej, datę wystawienia i dokonania operacji, przedmiot operacji i jego wartość, podpisy uprawnionych osób, a także numeryczne (lub inne) oznaczenie umożliwiające przypisanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Kiedy założyć KPiR?
Podatkową księgę przychodów i rozchodów należy założyć 1 stycznia lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Ten rodzaj ewidencji można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Niezależnie od wybranej formy, uproszczoną księgowość należy prowadzić w sposób rzetelny i niewadliwy, posługując się językiem polskim i polską walutą.
Za wadliwą uznawana jest ewidencja zawierająca błędy formalne – mowa np. o braku numeracji poszczególnych kart lub chronologii. Z kolei ewidencją nierzetelną nazywamy taką, która:
- zawiera wpis o nieistniejącym zdarzeniu,
- nie zawiera wpisu o istniejącym zdarzeniu,
- zawiera kwoty niepokrywające się z tymi zaistniałymi w rzeczywistości.
Nierzetelność traktowana jest jako przestępstwo skarbowe, z kolei wadliwość uznawana jest za wykroczenie skarbowe. Organ podatkowy, który uzna księgę za nierzetelną lub wadliwą, samodzielnie określi podstawę opodatkowania i może nałożyć na przedsiębiorcę karę grzywny.
Outsourcing ewidencji księgowej
Choć prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest najprostszą formą prowadzenia ewidencji księgowej, należy ją przeprowadzać z najwyższą rzetelnością. Zaniechanie tej kwestii może skończyć się przykrymi konsekwencjami dla danego przedsiębiorstwa.
Chcąc skupić się w stu procentach na rozwoju własnej firmy, nie martwiąc się o kwestie formalne, warto zlecić prowadzenie ewidencji księgowości specjalistom. Skontaktuj się z ekspertami Aria Consulting, jeśli zależy Ci na indywidualnym wsparciu, najwyższej jakości usług i pewności, że Twoja księgowość prowadzona jest w sposób rzetelny i zgod