Outsourcing kadr i płac (payroll) to rozwiązanie, po które sięga wiele polskich firm. Czym dokładnie jest payroll? Dlaczego warto z niego skorzystać i dla jakiego typu biznesu sprawdzi się najlepiej?
Outsourcing kadr i płac zyskuje na popularności, podobnie jak outsourcing wielu innych procesów biznesowych – m.in. logistyki, zadań informatycznych czy operacji pomocniczych. Na taki stan rzeczy wpłynęła między innymi pandemia koronawirusa, która znacząco przyspieszyła restrukturyzację wielu firm i wywołała konieczność sięgania po rozwiązania odciążające pracowników wewnętrznych, redukujące koszty czy powierzchnię biurową.
Payroll, czyli outsourcing kadr i płac, to powierzenie zewnętrznej firmie procesów związanych z obsługą kadrowo-płacową przedsiębiorstwa. Firma świadcząca payroll odpowiada za dokładne, terminowe i zgodne z prawem wykonanie zadań, za które – w tradycyjnej strukturze – odpowiedzialny jest dział kadr i płac. Dla jakiego typu przedsiębiorstw korzystanie z payroll może okazać się korzystnym rozwiązaniem i co w praktyce obejmuje outsourcing kadr i płac?
Dlaczego to się opłaca?
Outsourcing kadr i płac to dla przedsiębiorstwa sposób na optymalizację procesów wewnętrznych. Oddelegowanie części pracy zewnętrznej firmie pozwala między innymi na:
- redukcję kosztów – oszczędności wynikają z braku konieczności utrzymywania całego działu specjalistów,
- większe bezpieczeństwo prawne – dzięki współpracy z zespołem ekspertów firma korzystająca z payroll zyskuje pewność co do poprawności wszelkich wyliczeń i dokumentacji,
- wydzielenie dodatkowej przestrzeni dla pracowników kluczowych – redukcja działu kadr i płac daje możliwość zatrudnienia pracowników kluczowych dla rozwoju firmy.
Kto skorzysta na payroll?
Payroll to atrakcyjne rozwiązanie dla większości firm – o ile zakres usługi dopasowany jest do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Bez znaczenia jest wielkość czy branża firmy. Koszt outsourcingu kadr i płac jest zależny od zakresu przejmowanych obowiązków – tak więc na tego typu rozwiązanie mogą sobie pozwolić zarówno małe, jak i średnie biznesy.
Outsourcing kadr i płac może okazać się korzystny zwłaszcza dla małych przedsiębiorstw, u których nie sprawdziło się oddelegowanie pracownikom różnych zadań w obrębie jednego stanowiska. W takim przypadku w konsekwencji dział kadr i płac przestaje sprawnie funkcjonować, co odbija się na kondycji całej firmy. Payroll w tym scenariuszu jest więc nie tylko szansą na redukcję kosztów, ale też sposobem na optymalizację pracy firmy. Usługa sprawdzi się również w przypadku, gdy firmę czekają w przyszłości kontrole urzędowe – np. wizyta Urzędu Skarbowego albo Państwowej Inspekcji Pracy. Dzięki współpracy z ekspertami firma zyskuje pewność co do poprawności i zgodności prawnej wszelkiej dokumentacji. Firmy niedysponujące wystarczającą przestrzenią biurową również skorzystają na zleceniu zadań działu kadr i płac – payroll eliminuje konieczność wyodrębnienia pomieszczenia dla pracowników stacjonarnych.
Outsourcing kadr i płac – co obejmuje?
Zakres outsourcingu kadr i płac jest indywidualnie dobierany pod potrzeby i możliwości danej firmy. W pełnym zakresie outsourcing payroll obejmuje wszystkie działania, które tradycyjnie wykonywane są przez dział kadr i płac, czyli m.in.:
- przeprowadzanie rekrutacji,
- zatrudnianie i zwalnianie,
- prowadzenie dokumentacji pracowników,
- prowadzenie list płac, premii, nagród oraz świadczeń socjalnych,
- sporządzenia umów pracowniczych,
- wystawianie skierowań do medycyny pracy,
- rozliczanie zwrotów podatków,
- tworzenie raportów dla GUS,
- utrzymywanie komunikacji z ZUS oraz US,
- rozliczenie zasiłków chorobowych,
- rozporządzenia budżetem wynagrodzeń,
- kontrola nad urlopami pracowniczymi,
- doradztwo w sprawach pracowniczych,
- prowadzenie ewidencji pracy,
- kontrola i rozliczanie nadgodzin,
- obsługa PFRON,
- koordynowanie odpowiedzi na wnioski pracownicze,
- kontrola wynagrodzeń.
Czy to się opłaca?
Payroll opłaca się, gdy jego zakres jest odpowiednio dobrany pod oczekiwania danej firmy – tylko w takim wariancie outsourcing kadr i płac gwarantuje rentowność, a także zapewnia wszystkie wyżej wymienione korzyści. Doborem zakresu usługi zajmują się eksperci świadczący payroll. Dobór poprzedza przeprowadzenie wywiadu z klientem, podczas którego eksperci zapoznają się dokładnie nie tylko z jego potrzebami, ale też możliwościami i potencjalnymi ograniczeniami.
Indywidualnie dopasowany zakres outsourcingu kadr i płac gwarantuje usprawnienie procesów wewnętrznych, redukcję kosztów i ryzyka, odciążenie pracowników wewnętrznych, a także zwiększenie efektywności administracji. Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem payroll w swojej firmie – zgłoś się do ekspertów Arii. Gwarantujemy kompleksową obsługę w zakresie kadr i płac – dopasowaną do indywidualnych potrzeb i gwarantującą wysoką jakość i bezpieczeństwo.